Jadi meskipun kita berada di tempat yang berbeda dan menggunakan device berbeda, dengan syarat device yang kita gunakan terhubung dengan internet dan kita bisa membuka file yang kita simpan di google drive menggunakan akun yang dibuat sebelumnya. Aplikasi buatan google yang diluncurkan pada tangga 24 April 2012 lalu ini. Memberikan kuota penyimpanan data sebesar 15 GB untuk setiap member, dimana kuota penyimpanan tersebut bisa di upgrade ditambah dengan pembayaran tertentu.
Bercerita tentang tugas sekolah/matakuliah, biasanya dalam tugas tersebut diberikan dalam bentuk kelompok. Tugas berkelompok biasanya adalah sebuah tugas berupa makalah, proposal atau sejenisnya. Apa hubungannya dengan Aplikasi google drive ini? Artikel ini akan mengajak para pelajar untuk memudahkan pekerjaan sekolah/ matakuliah melalui Aplikasi Google Drive. Google Drive sebagai Online collaboration mungkin belum terlalu sering digunakan bagi para pelajar maupun mahasiswa. Karena menggunakan aplikasi ini selain sebagai media back up data juga dapat memudahkan orang-orang mengerjakan tugas atau laporan dalam format doc, exc, ppt, dll. Dengan menggunakan aplikasi ini setiap anggota kelompok bisa saling berkontribusi dalam tugas yang diberikan, dan tidak terjadi monopoli dalam tugas sekolah atau matakuliah.
Bagaimana cara menggunakannya? Penggunaan google drive sebagai online collaboration terbilang cukup mudah untuk kaum awam, dan user experience yang diberikan juga cukup baik. Sehingga orang yang baru menjadi member pun bisa belajar secara otodidak.
Artikel ini akan membahas sedikit bagaimana menggunakan Aplikasi buatan mbah google ini sebagai media yang sangat bagus dalam berkolaborasi dengan teman kelompok.
Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah memiliki akun Google Drive, langkah ini terbilang cukup mudah karena setiap orang yang telah memiliki akun gmail, otomatis akan memiliki akun Google Drive. Apakah menggunakan akun email lain bisa mengakses Google Drive? Sebenarnya saya sebagai user, belum pernah mencobanya, tetapi alangkah baiknya menggunakan email melalui gmail. Sebab akun gmail telah terintegrasi langsung oleh aplikasi Google Drive itu sendiri. Selain itu Google Drive dan Gmail juga saling mengsupport dalam kinerja sistemnya.
Langkah kedua, jika anda sudah masuk ke dashboard Drive, anda bisa melihat menu yang disediakan oleh Drive pada sidebar kiri anda. Dalam melakukan online collaboration terdapat dua opsi yaitu kita sebagai pemilik atau hanya sekedar editor. Untuk memulai sebuah forum kolaborasi, anda akan bertindak sebagai pemilik dari dokumen tersebut, dengan mengklik tombol merah yang bertuliskan "Baru" . Setelah itu akan muncul beberapa pilihan aksi, seperti membuat folder, atau langsung membuat dokumen. Misalnya anda memilih create doc, anda akan diarahkan ke tab baru yang berupa lembaran kerja online. Pada laman tersebut kalian bisa langsung berkolaborasi dengan teman-teman kelompok anda. Bagaimana jika dokumen versi offline sudah di buat dan kami tidak ingin mengetik ulang lagi ke dalam Online Doc? Jawabannya cukup simpel, jika anda telah membuat sebagian isi dari tugas kelompok dan anda ingin melanjutkannya melalui file doc online ini. Hal yang perlu anda lakukan cukup mengunggah file doc versi offline anda ke dalam drive melalui tombol yang sama dengan memilih aksi unggah file. Setelah proses pengunggahan selesai. Jika anda mengkil file tersebut, maka tidak secara langsung bisa diedit, tetapi file tersebut diconvert dulu agar file doc tersebut bisa di terbaca. Caranya tinggal mengklik tombok edit doc setelah membuka file yang di upload di drive.
Langkah ketiga, langkah terakhir ini merupakan bagaimana anda bisa mengundang teman kelompok anda berkontribusi dalam tugas yang kalian buat. Ketika anda telah membuat sebuah file doc anda bisa mengundang teman anda melalui tombol share yang disediakan pada laman doc, sebelum membagikan file tersebut, masukkan alamat email teman anda dan kemudian terdapat beberapa opsi yang perlu anda pilih seperti pada gambar 2 sebagai berikut:
Agar teman anda bisa berkontribusi, sebaiknya pilih opsi "dapat mengedit" agar bisa saling berkontribusi dalam tugas tersebut. Setelah anda sebagai membagikan file tersebut, secara otomatis akan ada pemberitahuan/undangan berkontribusi yang masuk di masing-masing email teman anda. Untuk melanjutkan, teman anda cukup menyetujui permintaan tersebut, dan otomatis akan diarahkan ke file google docs. Setelah teman anda semuanya telah menyetujui permintaan yang anda kirim, anda bisa melakukan pengeditan dalam doc tersebut secara bersama-sama, selain itu dalam file doc tersebut tersedia fasilitas discussion chat, dan komentar. Discussion chatting tersebut digunakan untuk berkomunikasi dengan teman kelompok anda, sedangkan komentar digunakan sebagai hasil koreksi yang bisa di pasang di setiap baris pada isi file tersebut.
Selain itu anda bisa mengetahui siapa saja yang sedang online dan melakukan aktivitas di dalam laman docs tersebut, seperti terlihat dalam lingkaran merah pada gambar 3 di atas.
Sebagai kesimpulan, jika anda mendapatkan tugas kelompok seperti makalah, proposal, usulan teknis, dll. Dan kalian tidak mempunyai waktu untuk berkumpul dan mendiskusikan tugas tersebut. Saya sarankan menggunakan fasilitas yang dibuat oleh Google ini. Anda bisa berkontribusi secara online meskipun berbeda tempat dengan rekan kelompok anda. Sehingga anda bisa meminimalisir waktu dan bisa mengoptimalkan hasil tugas bersama teman kelompok anda.
Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah memiliki akun Google Drive, langkah ini terbilang cukup mudah karena setiap orang yang telah memiliki akun gmail, otomatis akan memiliki akun Google Drive. Apakah menggunakan akun email lain bisa mengakses Google Drive? Sebenarnya saya sebagai user, belum pernah mencobanya, tetapi alangkah baiknya menggunakan email melalui gmail. Sebab akun gmail telah terintegrasi langsung oleh aplikasi Google Drive itu sendiri. Selain itu Google Drive dan Gmail juga saling mengsupport dalam kinerja sistemnya.
Langkah kedua, jika anda sudah masuk ke dashboard Drive, anda bisa melihat menu yang disediakan oleh Drive pada sidebar kiri anda. Dalam melakukan online collaboration terdapat dua opsi yaitu kita sebagai pemilik atau hanya sekedar editor. Untuk memulai sebuah forum kolaborasi, anda akan bertindak sebagai pemilik dari dokumen tersebut, dengan mengklik tombol merah yang bertuliskan "Baru" . Setelah itu akan muncul beberapa pilihan aksi, seperti membuat folder, atau langsung membuat dokumen. Misalnya anda memilih create doc, anda akan diarahkan ke tab baru yang berupa lembaran kerja online. Pada laman tersebut kalian bisa langsung berkolaborasi dengan teman-teman kelompok anda. Bagaimana jika dokumen versi offline sudah di buat dan kami tidak ingin mengetik ulang lagi ke dalam Online Doc? Jawabannya cukup simpel, jika anda telah membuat sebagian isi dari tugas kelompok dan anda ingin melanjutkannya melalui file doc online ini. Hal yang perlu anda lakukan cukup mengunggah file doc versi offline anda ke dalam drive melalui tombol yang sama dengan memilih aksi unggah file. Setelah proses pengunggahan selesai. Jika anda mengkil file tersebut, maka tidak secara langsung bisa diedit, tetapi file tersebut diconvert dulu agar file doc tersebut bisa di terbaca. Caranya tinggal mengklik tombok edit doc setelah membuka file yang di upload di drive.
 |
| Gambar 1. Tampilan dashboard Google Drive |
Langkah ketiga, langkah terakhir ini merupakan bagaimana anda bisa mengundang teman kelompok anda berkontribusi dalam tugas yang kalian buat. Ketika anda telah membuat sebuah file doc anda bisa mengundang teman anda melalui tombol share yang disediakan pada laman doc, sebelum membagikan file tersebut, masukkan alamat email teman anda dan kemudian terdapat beberapa opsi yang perlu anda pilih seperti pada gambar 2 sebagai berikut:
 |
| Gambar2. Share to other people |
Agar teman anda bisa berkontribusi, sebaiknya pilih opsi "dapat mengedit" agar bisa saling berkontribusi dalam tugas tersebut. Setelah anda sebagai membagikan file tersebut, secara otomatis akan ada pemberitahuan/undangan berkontribusi yang masuk di masing-masing email teman anda. Untuk melanjutkan, teman anda cukup menyetujui permintaan tersebut, dan otomatis akan diarahkan ke file google docs. Setelah teman anda semuanya telah menyetujui permintaan yang anda kirim, anda bisa melakukan pengeditan dalam doc tersebut secara bersama-sama, selain itu dalam file doc tersebut tersedia fasilitas discussion chat, dan komentar. Discussion chatting tersebut digunakan untuk berkomunikasi dengan teman kelompok anda, sedangkan komentar digunakan sebagai hasil koreksi yang bisa di pasang di setiap baris pada isi file tersebut.
 |
| Gambar 3. Tampilan Laman Google Doc |
Sebagai kesimpulan, jika anda mendapatkan tugas kelompok seperti makalah, proposal, usulan teknis, dll. Dan kalian tidak mempunyai waktu untuk berkumpul dan mendiskusikan tugas tersebut. Saya sarankan menggunakan fasilitas yang dibuat oleh Google ini. Anda bisa berkontribusi secara online meskipun berbeda tempat dengan rekan kelompok anda. Sehingga anda bisa meminimalisir waktu dan bisa mengoptimalkan hasil tugas bersama teman kelompok anda.
Google Drive sebagai Online Collaboration
4/
5
Oleh
Arian
2 komentar
Google Drive juga saya gunakan sebagai tempat menyimpan beberapa dokumen penting dikantor gan, ini semua saya lakukan karena hardisk yg saya gunakan pernah rusak terkena virus, alhasil semua dokumen penting saya tidak ada yg bisa dibuka lg. Karena gak mau terulang lagi, ada beberap dokumen pentg yg sy simpan di Google Drive.
ReplyIya gan, itu fungsi google drive yg biasa digunakan secara umum, selain itu google drive jg menyediakan fasilitas sebagai kolaborasi online mengerjakan tugas/project dalam format doc dsb. Seperti penjelasan artikel di atas, sebelumnya makasih telah berkunjung :D
Reply